Steuerberatung für Apotheken: Einkauf mitprüfen

Die Auswertungen Ihrer Kanzlei um den Großhandelseinkauf erweitern

Der Wareneinsatz ist bei Apotheken der größte Kostenblock. In der Finanzbuchhaltung und der betriebswirtschaftlichen Auswertung erscheint er als Summe gebuchter Rechnungen. Ob diese Rechnungen zu den vereinbarten Großhandelskonditionen passen, zeigt die Buchhaltung nicht – dafür müssten Belege, Konditionsmodelle und einzelne Positionen nebeneinandergelegt werden.

Genau diese Prüfung übernimmt apoprüfung. Steuerkanzleien mit Apothekenmandanten nutzen die Software, um ihre Auswertungen um die Einkaufsseite zu erweitern: Sie sehen nicht nur, wie hoch der Wareneinsatz ist, sondern auch, ob die Abrechnungen der Großhandlungen rechnerisch zu den Vereinbarungen passen.

Was die Buchhaltung zeigt – und was ihr fehlt

Buchhaltung und BWA zeigen Wareneinsatz, Rohertrag und ihre Entwicklung. Die Ursachen einer Veränderung bleiben dort oft offen. Großhandelskonditionen bestehen aus mehreren Bestandteilen: Rabatte getrennt nach Rx, OTC und HP, Skonto, ausgewiesene Gebühren und der Handelsspannenausgleich. Weicht die Abrechnung an einer dieser Stellen von der Vereinbarung ab, ist das in der Summe kaum zu erkennen.

Drei Prüfungen für Ihre Apothekenmandanten

Großhandelsbelege prüfen

apoprüfung ruft die Belege unterstützter Großhandlungen über die Portalzugänge der Apotheke ab. Damit liegen Rechnungen, Gutschriften und Monatsabrechnungen eines Zeitraums vollständig und geordnet vor – die Grundlage jeder weiteren Prüfung.

Rechnungskontrolle

Prüfrechnungen stellen die aufgedruckten Belegangaben den Werten gegenüber, die sich aus den verfügbaren Daten ergeben, bis hinunter zur einzelnen PZN. Rechnerische Abweichungen werden sichtbar, ohne dass jemand in der Kanzlei oder der Apotheke Positionen manuell nachrechnet.

Konditionen prüfen

Die Konditionsprüfung gleicht Rabatte und Skonto mit den hinterlegten Vereinbarungen ab – getrennt nach Artikelgruppen und passend zum jeweiligen Zeitraum. So lässt sich nachvollziehen, ob eine Konditionsänderung in der Abrechnung angekommen ist.

So arbeitet Ihre Kanzlei mit den Auswertungen

Ihre Kanzlei nutzt apoprüfung auf dem Weg, den die Plattform für Apothekenberatungen vorsieht: Die Apotheke verbindet sich in der Software mit Ihrer Kanzlei, und nach bestätigter Verbindung stehen Ihnen die vorgesehenen Auswertungen der gebuchten Funktionen zur Verfügung. Den Ablauf der Verbindung beschreibt die Seite Software für Apothekenberatungen. Für das Mandantengespräch können Sie Ergebnisse mit dem Prüfprotokoll als PDF aufbereiten.

Wo die Einkaufsprüfung Ihre Mandantenbetreuung ergänzt

• BWA-Besprechung: Eine Veränderung des Rohertrags lässt sich mit Blick auf Konditionen und Abrechnungen einordnen, statt sie nur festzustellen.
• Jahresgespräch: Die Auswertungen zeigen, ob vereinbarte Konditionen über das Jahr in den Abrechnungen angekommen sind.
• Konditionsgespräche: Vor Verhandlungen mit der Großhandlung liegen die tatsächlichen Abrechnungswerte geordnet vor.
• Filialverbünde: Belege und Konditionen werden je Betriebsstätte auseinandergehalten und bleiben vergleichbar.

Nachgerechnete Kennzahlen statt übernommener Belegwerte

Ohne eigene Prüfung arbeitet eine Kanzlei mit den Werten, die auf den Großhandelsbelegen aufgedruckt sind: Umsätze, Nachlässe, Spanne und Handelsspannenausgleich werden so übernommen, wie die Abrechnung sie ausweist. apoprüfung rechnet diese Angaben aus den abgerufenen Belegen und den hinterlegten Konditionen nach und stellt beide Werte nebeneinander. Zu jeder Kennzahl sehen Sie, was ausgewiesen ist und was sich rechnerisch ergibt:

• Umsätze nach Rx, OTC und HP mit den Umsatzdifferenzen, unter Berücksichtigung der ausgewiesenen Gebühren
• Rx-Packungszahlen und durchschnittliche Rx-Packungswerte im Vergleich mit den abgerufenen Belegen
• Prozentuale Spanne laut Abrechnung und laut Auswertung der Belege
• Handelsspannenausgleich: ausgewiesener Betrag und Berechnung von apoprüfung
• Gesamtnachlass und seine Aufteilung auf Rx, OTC, HP und Skonto
• Rx-, OTC- und HP-Konditionen sowie Skonto im Abgleich mit den hinterlegten Vereinbarungen
• Mögliche Korrekturbeträge, aufgeschlüsselt nach Umsatzdifferenz und Handelsspannenausgleich

Für Ihre Beratung heißt das: Den Rohertrag Ihres Mandanten erklären Sie nicht nur aus gebuchten Rechnungssummen, sondern mit nachgerechneten Einkaufskennzahlen. Voraussetzung sind die bestätigte Verbindung mit der Apotheke und deren gebuchter Belegabruf.

Prüfhinweise richtig einordnen

Eine rechnerische Abweichung ist ein Prüfhinweis, keine bestätigte Forderung. Ob eine Korrektur notwendig ist, klärt sich erst mit den vollständigen Belegen und der geltenden Vereinbarung. Die Software liefert die Grundlage; die fachliche Einordnung und die Entscheidung über eine Rückfrage an die Großhandlung bleiben bei Kanzlei und Apotheke. Wie Rabatte und Skonto im Einzelnen geprüft werden, vertieft der Beitrag Rabatte und Skonto Ihrer Mandanten prüfen.

Ein zusätzliches Beratungsfeld für Ihre Kanzlei

Mit den Auswertungen aus apoprüfung kann Ihre Kanzlei die Einkaufsprüfung als eigene Leistung für Apothekenmandanten anbieten – ergänzend zu Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuerberatung. Umfang und Vergütung dieser Leistung vereinbaren Sie mit Ihren Mandanten. Die Softwarekosten finden Sie unter Preise für Apothekenberatungen, die Schritte zum Start unter Ablauf.

Häufige Fragen: Steuerberatung für Apotheken: Einkauf mitprüfen

Können Steuerberater apoprüfung für ihre Apothekenmandanten nutzen?

Ja. Steuerkanzleien nutzen apoprüfung wie Apothekenberatungen: Die Apotheke verbindet sich in der Software mit der Kanzlei, danach stehen die vorgesehenen Auswertungen zur Verfügung. So erweitert die Kanzlei ihre Auswertungen um die Prüfung von Großhandelsbelegen, Rechnungen und Konditionen, ohne die Belege selbst sammeln und nachrechnen zu müssen.

Welche Auswertungen sieht die Steuerkanzlei nach der Verbindung mit einer Apotheke?

Die Kanzlei sieht die vorgesehenen Auswertungen der Funktionen, die für die Apotheke gebucht sind: abgerufene Belege sowie die Rechnungs- und die Konditionsprüfung mit nachgerechneten Kennzahlen neben den ausgewiesenen Werten. Voraussetzung sind die bestätigte Verbindung und der gebuchte Belegabruf des Mandanten. Welche persönliche Leistung die Kanzlei darauf aufbauend erbringt, vereinbart sie mit der Apotheke.

Ersetzt die Konditionsprüfung Buchhaltung oder Jahresabschluss?

Nein. apoprüfung prüft die Abrechnungen der Großhandlungen gegen die vereinbarten Konditionen und macht rechnerische Abweichungen sichtbar. Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss und Steuererklärungen bleiben Aufgaben der Kanzlei. Die Einkaufsprüfung ergänzt diese Arbeit um die Frage, ob die gebuchten Rechnungen zu den Vereinbarungen passen.

Wie hilft die Rechnungskontrolle, die Entwicklung des Rohertrags zu erklären?

Der Rohertrag hängt direkt davon ab, zu welchen Konditionen eingekauft wurde. Zeigt die BWA eine Veränderung, lässt sich mit den Auswertungen prüfen, ob Rabatte, Skonto oder Gebühren in den Abrechnungen so angekommen sind wie vereinbart. Damit bekommt das Gespräch mit dem Mandanten einen konkreten Ansatzpunkt, statt bei der Feststellung der Veränderung stehen zu bleiben.

Kann die Kanzlei die Einkaufsprüfung als eigene Beratungsleistung anbieten?

Ja. Mit den Auswertungen aus apoprüfung kann die Kanzlei die Einordnung von Großhandelsabrechnungen und Konditionen selbst übernehmen und mit Buchhaltung, BWA-Besprechung und Jahresgespräch verbinden. Die rechnerische Prüfung läuft in der Software, die fachliche Erläuterung für den Mandanten bringt die Kanzlei ein. Umfang und Vergütung der Leistung vereinbart die Kanzlei mit ihren Mandanten.

Wie startet eine Steuerkanzlei mit apoprüfung?

Die Kanzlei registriert sich auf der Plattform für Apothekenberatungen und verbindet sich anschließend mit ihren Apothekenmandanten. Die einzelnen Schritte beschreibt die Seite Ablauf, die Softwarekosten die Preisübersicht für Apothekenberatungen. Ein Probeabo ermöglicht es, die Auswertungen zunächst an einem geeigneten Mandat kennenzulernen.